Kesimpulan Tentang Surat

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah kita pahami satu persatu dari bab diatas, maka kita akan menemukan jawabannya, apa itu surat, pengurusan surat, cara penyimpanan surat, bagaimana pencatatan surat menggunakan buku agenda, dan juga menggunkan kartu kendali. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami mendapat tugas pengurusan surat menggunakan sistem kronologis. Sistem kronologis adalah sistem yang acuan penyimpanannya berdasarkan sesuai urutan waktu. Waktu yang dimaksud disini adalah berdasarkan tanggal yang tertera pada surat yang berkaitan. Dalam sistem penyimpanan surat menggunakan sistem kronlogis tentu terdapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihan sistem kronologis diantaranya, lebih mempermudah kita mencari surat berdasarkan waktu datangnya surat, tanggal surat, dan kapan kegiatan yang tercantum di dalam surat akan dilaksanakan. Adapun kekurangannya antara lain, kita akan kesulitan dalam menemukan isi surat berdasarkan pokok permasalahan yang dibahas dalam surat, maupun informasi mengenai letak geografis dari isi surat.

Pencatatan surat dalam praktek kali ini, kelompok kami menggunakan sistem buku agenda tunggal dan kartu kendali. Dengan menggunakan sistem pencatatan, maka akan mempermudah kita dalam mengelompokkan surat-surat yang kita terima, dan dalam pencatatanya pun sudah terdapat deskripsi singkat mengenai isi surat. Isi surat yang dimaksud disini adalah poin-poin penting dari surat, seperti tanggal surat, pengirim surat, tujuan surat, dan juga deskripsi kegiatan. Jadi secara tidak langsung, tanpa membaca surat pun kita sudah mengerti isi surat tersebut. Kelebihan dari sistem pencatatan buku agenda tunggal adalah lebih menghemat kertas atau buku, pencarian surat bias dilakukan lebih cepat, dan juga lebih efektif efisien. Adapun kekurangannya adalah penyatuan antara surat masuk dan keluar kadang menjadikan kekeliruan saat mencarinya karena baik surat masuk maupun surat keluar dijadikan dalam satu buku.

Berdasarkan penjelasan singkat diatas, dapat kita pahami bahwa sistem apapun yang kita gunakan dalam pengurusan surat, pasti ada kelebihan dan kekurangannya. Dan bagaimanakah cara kita untuk menyikapi permasalahan tersebut? Tentu cara termudah untuk menyelesaikannya adalah dengan melihat keadaan organisasi atau instansi yang berkaitan. Karena besar kecilnya organisasi, dan juga jenis organisasi akan menentukan sistem pengurusan surat manakah yang akan digunakan. Sebenarnya semua sistem yang ada memang saling melengkapi dengan adanya kelebihan dan kekurangan, namun untuk menyikapinya kita harus bias melihatnya dari banyak sisi, agar penggunaan sistem pengurusan surat dapat dilaksanakan dengan maksimal.

B.     Saran/ Rekomedasi

Dalam mengelola surat di suatu organisasi alangkah baiknya menggunakan sistem yang sudah ada. Karena dengan menggunakan sistem, surat-surat yang ada akan lebih terkelola dengan baik. Namun sistem yang ada pun terdapat beberapa macam. Maka untuk memilih sistem yang manakah yang akan kita gunakan, kita bias melihat keadaan organisasi tersebut. Sistem yang dibuat pun memperhatikan kebutuhan oraganisasi. Ada sistem yang memang lebih efektif digunakan dalam organisasi yang berskala kecil, ada juga sistem yang lebih efektif digunakan pada organisasi yang berskala besar.

Saran dari kelompok kami, apapun organisasi anda, besar atau kecil organisasi anda, yang terpenting adalah kelola lah dengan baik surat yang ada dalam organsasi anda, karena surat yang dikelola dengan baik akan menunjukkan bahwa organisasi anda adalah organisasi yang baik pula, dan pengelolaan surat yang baik akan menunutun jalannya organisasi anda.

DAFTAR PUSTAKA

Martono, E. Drs., 1991, Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, Karya Utama, Jakarta.

Chrisyanti Dewi, Irra. S.Pd, M.S.M., 2011, Manajemen Kearsipan, Pustakarya, Jakarta

Anggarwati, Dewi. 2004, Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integritas, Jilid 1dan 2, Armico. Bandung