PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KRONOLOGIS

BAB III

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KRONOLOGIS

A.  Pengertian Pengurusan Surat

Pengurusan surat adalah sebuah rangkaian kegiatan penyampaian dan penerimaan surat masuk dan surat keluar serta penyalurannya ke unit-unit kerja di dalam lingkungan organisasi serta bertujuan untuk meminimalisir adanya masalah dalam pengurusan surat yaitu keterlambatan penyampaian surat, lokasi surat yang tidak diketahui, kekeliruan dalam pengarahan surat, dan adanya kebocoran informasi.

Asas pengurusan surat ada tiga, yang pertama sentralisasi adalah seluruh pengurusan surat (beban dan tanggung jawab) secara terpusat pada satu unit kerja (unit kearsipan). Yang kedua desentralisasi adalah seluruh pengurusan surat (beban dan tanggung jawab) sepenuhnya oleh masing-masing unit kerja ( unit pengolah ). Yang ketiga desentralisasi terkendali atau gabungan adalah pengurusan surat di masing-masing unit kerja namun pengendaliannya secara terpusat.

B. Pengertian Sistem Kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas serta arsip berdasarkan urutan waktu atau di sebut kronologis mulai dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan serta pencatatan surat dan dokumen.

Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah,sistem menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

C. Prosedur Sistem Penyimpanan Kronologis

Langkah dalam menyimpan arsip menggunakan sistem kronologis yang pertama adalah memeriksa surat atau berkas. Surat atau berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Yang kedua mengindeks membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Hal selanjutnya yaitu mengode, mengode adalah bab IIImemberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip. Selanjutnya menyortir, kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi sehingga menyortir akan dilakukan jika kuantitas surat masuk dan surat keluarnya banyak pada hari yang sama. Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat.

D. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan atau filling system yang kita pergunakan, sebab itu biasanya sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya. Jika sistem penyimpanan salah, maka dengan sendirinya pula sistem penemuan kembali arsip akan sulit pula. Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dan dapat terlaksana, ada beberapa syarat yang harus dilakukan. Yang pertama kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. Yang kedua harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal. Selanjutnya sistem penemuan kembali harus logis, konsisten, dan mudah diingat. Sistem penemuan harus di sokong oleh peralatan dan perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas. Syarat yang terpenting ialah harus disokong oleh personil yang terlatih danharus memiliki daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, senang bekerjasecara detail tentang informasi.

E. Peralatan Dalam Sistem Penyimpanan Kronologis

Sistem kronologis mengatur warkat yang diterima dan yang akan dikirim. sudah tentu yang diterima akan dihadapkan tiga jenis kemungkinan tanggal yakni tanggal surat atau warkat itu sendiri, tanggal yang menyebutkan permasalahan, dan tanggal surat atau warkat yang diterima oleh kantor. Untuk surat yang ke luar pun terdapat tiga kemungkinan yakni tanggal surat itu sendiri, tanggal yang menyebutkan masalah yang terdapat dalam isi surat/warkat dan tanggal kapan surat/warkat dikirim. Dari ketiga kemungkinan tersebut hanya harus dipilih satu sebagai ciri khusus penataan berkas dalam filing sistem kronologi. Ada pun yang menjadi notasi yang harus diperhatikan dalam filing sistem kronologi ialah tanggal surat itu sendiri. Artinya untuk surat/warkat yang diterima adalah tanggal surat/warkat, bukan tanggal permasalahan atau tanggal diterima. Sedangkan untuk surat/warkat yang dikirim ke luar yang menjadi notasi adalah tanggal surat yang akan dikirim, bukan tanggal pengiriman atau tanggal yang terdapat dalam isi surat. Yang menjadi caption warkat (surat) dalam sistem kronologis adalah tanggal warkat atau surat. Notasi yang dipergunakan adalah notasi tanggal, bulan dan tahun. Kode yang dipergunakan juga kode tanggal surat.

Mengindeks warkat/surat sistem kronologis berarti menetapkan tanggal sebagai tanda dan kunci untuk menetapkan penempatan serta pencarian kembali warkat. Dalam menyimpan arsip menggunakan sistem kronologis diperlukan adanya buku arsip/buku agenda. Dalam buku agenda tersebut yang dicatat adalah tanggal surat, tanggal penerimaan surat, caption, permasalahan dalam surat, nomor surat, dan keterangan bila diperlukan. Alat penolong lainnya yang dipergunakan dalam menata warkat sistem kronologis ialah kartu indeks yang mencatat judul, pokok masalah yang terdapat didalam surat, nomor surat kalau ada serta kode yang akan menjadi petunjuk menempatkan warkat di filing kabinet (tempat penyimpanan) dan mencari kembali kalu diperlukan. Indeks yaitu nama orang, tempat, dan instansi atau badan kearsipan

Warkat dicatat di dalam buku arsip dan kartu indeks, apabila surat tersebut masih perlu diproses, maka diteruskan ke bagian yang memerlukan dan kalau tidak perlu segera disimpan ditempat penyimpanan. Dalam sistem kronologis caption juga dibedakan menjadi tiga bagian yakni subjek utama, secondary subjek dan sub-sub subjek. Karena kode tanggal tidak terlepas dari bulan dan tahun kapan warkat/surat tersebut ditulis, maka sebagai subjek utama adalah tahun subjek kedua bulan sedangkan sebagai sub-sub subjek adalah tanggal. Oleh karena itu laci merupakan tempat penyimpanan yang diberikan kode tahun, sedangkan didalam laci terdapat dua belas guide yang menunjukkan bulan sedangkan dibelakang guide diletakkan folder sesuai dengan umur hari dalam bulan. Ada bulan yang berumur 28 hari, 29, 30 atau 31. Artinya dibelakang guide kode 1 diletakkan 31 folder untuk menyimpan surat atau warkat tanggal 1 Januari sampai tanggal 31 Januari. Untuk mengatur urutan guide dan folder dalam laci filing kabinet dapat diterangkan sebagai berikut adalah laci yang berkode 1981 kalau ditarik akan terlihat 12 guide, di belakang guide terdapat folder-folder. Guide pertama adalah guide dengan tab Januari, di belakang guide tersebut diletakkan folder 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 sampai dengan folder 31. Menyusun guide dengan tab Februari dan dibelakangnya diletakan 29 folder, menyusun guide dengan tab Maret dan dibelakangnya berdiri 31 folder. Penyusunan guide dapat diteruskan dengan cara demikian sampai bulan Desember. Banyaknya folder di belakang guide tergantung banyaknya hari dalam bulan.

Prosedur penyimpanan dan pencarian kembali penyimpanan warkat atau surat yang bermaksud sehingga lebih teratur, aman dan kalau diperlukan segera dapat dicari kembali. Urutan penyelesaian warkat atau surat ke luar tidak banyak berbeda. Bedanya terletak warkat atau surat yang disimpan. Untuk surat yang masuk akan menjadi obyek penyimpanan adalah warkat atau surat asli, sedangkan untuk surat keluar yang menjadi obyek penyimpanan adalah duplikat, triplikat atau salinan yang lain.

Langkah-langkah yang perlu diambil dalam sistem kronologis adalah yang pertama sebelum di file sudah harus ada tanda pelepas dahulu, artinya sudah diperkenankan warkat atau surat di file. Yang kedua segera mencatat dalam kartu arsip dan kartu indeks sesuai dengan lajur dan kolom yang tersedia. Yang ketiga mengindeks tanggal, bulan dan tahun warkat atau surat dengan menggaris bawahi dengan tinta merah. Dengan demikian kode sudah ditetapkan. Yang keempat mensortir kalau warkat/surat yang diterima dalam satu hari cukup banyak. Sortir merupakan pekerjaan sesudah memberi kode. Yang kelima menyimpan suratnya. Warkat atau surat yang telah difile secara kronologis menurut tanggal kapan dibuat/kapan lahir warkat sewaktu-waktu dibutuhkan untuk dipergunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan.

Prosedur pencarian kembali warkat atau surat yang tersimpan dalam tempat penyimpanan menurut sistem kronologis yaitu yang pertama buku agenda dan kartu indeks merupakan dua jembatan untuk menemukan warkat yang disimpan. Yang kedua biasanya orang yang membutuhkan warkat menunjukkan judul permasalahan dari warkat yang dibutuhkan. Dalam sistem kronologis judul dan permasalahan dicatat dalam buku arsip atau kartu indeks. Yang ketiga setelah kartu indeks atau buku arsip diketemukan, maka dari situlah dapat diketahui tempat warkat atau surat tersebut. Yang keempat atas dasar informasi dalam buku arsip atau kartu indeks tersebut maka tanggal surat diketahui, sehingga tempat penyimpanan diketahui pula.

F. Buku Agenda Tunggal Penyimpanan Kronologis

Buku agenda adalah pencatatan surat masuk dan surat keluar.

G. Kartu Kendali Penyimpanan Kronologis

Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Kartu kendali memiliki 3 bagian yaitu putih, kuning/hijau dan merah.

 Kartu kendali putih kegunaannya untuk petugas pengarah surat, alat kendali atau kontrol dan pelayanan referensi, dan dikumpulkan di unit kearsipan, setelahsatu tahun dijilid menjadi buku agenda. Kartu kendali kuning/hijau kegunaanya untuk petugas arsip dan arsip pengganti selama surat tersebut masih diolah. Kartu kendali merah kegunaanya untuk pejabat pengolah surat dan melekat pada surat.