Penyimpanan Dan Penemuan Surat dengan Sistem Kronologis

BAB IV

PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI SURAT DENGAN SISTEM KRONOLOGIS

A.  Penyimpanan Surat dengan Sistem Kronologis

Salah satu cara menanggulangi jumlah arsip dan dokumen yang semakin bertambah yaitu dengan menerapkan sistem kearsipan yang tepat, mudah, dan senantiasa mengadakan penyusutan secara berkala. Menentukan sistem hendaknya sesuai dengan jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauhmana perkembangan kantor yang bersangkutan dimasa yang akan datang. Perlu disadari bahwa informasi merupakan sumber utama untuk menyelenggarakan kegiatan kantor. Salah satu sumber informasi adalah surat, dokumen, warkat, dan arsip. Dengan demikian sumber informasi perlu dipelihara dan dijaga dengan baik sehingga perlu di terapkan sistem yang tepat.

a.      Pengertian

Filling sistem kronologis adalah sistem kearsipan dengan cara menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun. Yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Dalam pelaksanaan filling system kronologis sering dipadukan dengan salah satu sistem kearsipan yang lainnya. Pelaksanaan sistem kronologis umumnya dilakukan oleh suatu kantor dikarenakan kegiatan surat menyurat dalam kantor tersebut belum begitu banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Namun, apabila kegitan kantor yang bersangkutan sudah berkembang dan menyangkut bayak masalah, maka sistem ini kurang tepat lagi untuk digunakan. Oleh karena itu sistem kronologis sering dipadukan dengan sistem abjad.

            Contoh :

            Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990, atau sebaliknya

            Kode 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26.

b.      Merancang Daftar Klasifikasi

Sebelum surat/dokumen disimpan dalam filing, terlebih dulu diadakan pengklasifikasian. Prinsip klasifikasi mengarah pada penataan susunan arsip, yaitu mengatur, megelompokkan, dan menyimpan kepada unit-unit yang lebih kecil. Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu, dan tempat perlu dilakukan pemberian Caption, Indeks dan Kode Warkat

Sistem kronologis mengatur surat/warkat yang diterima dan yang akan dikirim. sudah tentu yang diterima akan dihadapkan tiga jenis kemungkinan tanggal yakni tanggal surat/warkat itu sendiri, tanggal yang menyebutkan permasalahan, dan tanggal surat atau warkat yang diterima oleh kantor. Untuk surat yang ke luar pun terdapat tiga kemungkinan yakni tanggal surat itu sendiri, tanggal yang menyebutkan masalah yang terdapat dalam isi surat/warkat dan  tanggal kapan surat/warkat dikirim.

Dari ketiga kemungkinan tersebut hanya harus dipilih satu sebagai ciri khusus penataan berkas dalam filing sistem kronologi. Ada pun yang menjadi notasi yang harus diperhatikan dalam filing sistem kronologi ialah tanggal surat itu sendiri. Artinya untuk surat/warkat yang diterima adalah tanggal surat/warkat, bukan tanggal permasalahan atau tanggal diterima. Sedangkan untuk surat/warkat yang dikirim ke luar yang menjadi notasi adalah tanggal surat yang akan dikirim, bukan tanggal pengiriman atau tanggal yang terdapat dalam isi surat. Yang menjadi caption warkat (surat) dalam sistem kronologis adalah tanggal warkat atau surat.

Notasi yang dipergunakan adalah notasi tanggal, bulan dan tahun. Kode yang dipergunakan juga kode tanggal surat. Mengindeks warkat/surat sistem kronologis berarti menetapkan tanggal sebagai tanda dan kunci untuk menetapkan penempatan serta pencarian kembali warkat.

c.       Perlengkapan dan Peralatan yang Digunakan Dalam Penyimpanan dengan Sistem Kronologi

·      Buku Arsip/Buku Agenda

Adapun yang tertulis dan dicatat dalam buku arsip/buku agenda antara lain adalah:

1. Tanggal Surat/warkat

2. Tanggal Penerimaan Surat/warkat

3. Caption

4. Permasalahan dalam Surat

5. Nomor surat bila ada

6. Keterangan bila diperlukan

·      Kartu Indeks

Alat penolong lainnya yang dipergunakan dalam menata warkat sistem kronologis ialah kartu indeks yang mencatat judul, pokok masalah yang terdapat didalam warkat/surat, tanggal surat, nomor warkat/surat kalau ada serta kode yang akan menjadi petunjuk menempatkan warkat di filing kabinet (tempat penyimpanan) dan mencari kembali kalu diperlukan.

·         Filing Kabinet, Guide dan Folder

Sesudah warkat dicatat di dalam buku arsip dan kartu indeks, apabila warkat/surat tersebut masih perlu diproses, maka diteruskan ke bagian yang memerlukan dan kalau tidak perlu segera disimpan ditempat penyimpanan.

Dalam sistem kronologis caption juga dibedakan menjadi tiga bagian yakni subjek utama, secondary subjek dan sub-sub subjek. Karena kode tanggal tidak terlepas dari bulan dan tahun kapan warkat/surat tersebut ditulis, maka sebagai subjek utama adalah tahun subjek kedua bulan sedangkan sebagai sub-sub subjek adalah tanggal.

Oleh karena itu laci merupakan tempat penyimpanan yang diberikan kode tahun, sedangkan didalam laci terdapat dua belas guide yang menunjukkan bulan sedangkan dibelakang guide diletakkan folder sesuai dengan umur hari dalam bulan. Ada bulan yang berumur 28 hari, 29, 30 atau 31. Artinya dibelakang guide kode 1 diletakkan 31 folder untuk menyimpan surat/warkat tanggal 1 Januari sampai tanggal 31 Januari.

1)   Filing Kabinet

Filing Kabinet yang diperlukan adalah untuk keperluan satu tahun dengan diberi kode dari tahun  yang sedang berjalan, misal tahun 2010.

2)   Guide

Jumlah Guide/petunjuk yang diperlukan sebanayak 12 lembar. Judul dari setiap Guide adalah nama bulan, seperti Januari, Februari dan seterusnya hingga guide untuk bulan Desember.

3)   Folder 

Folder-folder yang ada pada prinsipnya sama dengan umur hari dalam satu tahu yakni 365 folder. Untuk mengatur urutan guide dan folder dalam laci filing kabinet dapat diterangkan sebagai berikut:

Laci yang berkode 1981 kalau ditarik akan terlihat 12 guide, di belakang guide terdapat folder-folder. Guide pertama adalah guide dengan tab Januari, di belakang guide tersebut diletakkan folder 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 sampai dengan folder 31.

Menyusun guide dengan tab Februari dan dibelakangnya diletakan 29 folder, menyusun guide dengan tab Maret dan dibelakangnya berdiri 31 folder. Penyusunan guide dapat diteruskan dengan cara demikian sampai bulan Desember. Banyaknya folder di belakang guide tergantung banyaknya hari dalam bulan.

d.       Prosedur Penyimpanan Surat Sistem Kronologis

Penyimpanan warkat/surat bermaksud agar dapat teratur, aman dan kalau diperlukan segera dapat dicari kembali/dapat dengan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Urutan penyelesaian warkat/surat ke luar tidak banyak berbeda. Bedanya terletak warkat/surat yang disimpan. Untuk surat yang masuk akan menjadi obyek penyimpanan adalah warkat/surat asli, sedangkan untuk surat ke luar yang menjadi obyek penyimpanan adalah duplikat, triplikat atau salinan lainnya. Adapun langkah-langkah yang perlu diambil dalam sistem kronologis ialah:

1.    Sebelum difile sudah harus ada tanda pelepas dahulu. Artinya sudah diperkenankan warkat/surat difile.

2.    Segera mencatat dalam kartu arsip dan kartu indeks sesuai dengan lajur dan kolom yang tersedia.

3.    Mengindeks tanggal, bulan dan tahun warkat/surat dengan menggaris bawahi dengan tinta merah. Dengan demikian kode sudah ditetapkan.

4.    Mensortir kalau warkat/surat yang diterima dalam satu hari cukup banyak. Sortir merupakan pekerjaan sesudah memberi kode.

5.    Menyimpan suratnya. Andaikata surat tersebut berkode tanggal 25 November 1980, maka laci yang dipergunakan adalah laci  filing kabinet berkode 1980. Setelah dibuka maka terlihat guide 12 buah dan pilih guide bulan November. Folder ke 25 ditarik dan surat/warkat disimpan didalamnya.

Cara mengurutkan guide dan folder dalam laci sebagai berikut: dalam sebuah laci yang berkode 1980 akan terdapat guide sebayak 12 (bulan Januari s/d Desember). Di belakang Januari terdapat folder sebanyak hari kerja dalam bulan Januari tersebut. Misalnya dalam bulan Januari  terdapat 24 hari kerja, maka jumlah foldernya 24 buah.

6.    Penyimpanan surat dalam folder dapat menggunakan sistem abjad dari pengirim, atau masalah, yang terdapat dalam warkat/surat. Hal ini harus ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

7.    Setelah surat disimpan dalam folder yang tepat, maka kartu indeks pun harus disimpan pada peti kartu secara alfabetis.

e.       Penemuan Kembali Surat Sistem Kronologis
            

Surat yang telah difile secara kronologis menurut tanggal kapan dibuat/kapan lahir warkat sewaktu-waktu dibutuhkan untuk dipergunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan. Prosedur pencarian kembali warkat/surat yang tersimpan dalam tempat penyimpanan menurut sistem kronologis adalah sebagai berikut:

1.      Apabila permintaan surat sudah disebutkan tanggalnya, tidak ada kesulitan karena secara langsung surat dapat dicari didalam laci yang berkode tahun, bulan, dan tanggal yang bersangkutan. Contohnya : Surat dapat dicari di laci yang berkode 1980, di belakang guide November, dan dalam folder nomer 25.

2.      Apabila peminjam surat tidak menyebutkan tanggal surat karena lupa pada tanggal tersebut, tetapi hanya menyebutkan perihal surat, serta pengirim surat yang bersangkutan, maka langkah petugas kearsipan adalah harus mencari terlebih dahulu kartu indeks pada rak kartu indeks atas nama pengirim surat tersebut. Dengan demikian secara mudah akan diketahui tanggal surat yang dimaksud sehingga tempat penyimpanan diketahui pula.

3.      Selain menggunakan kartu indeks, untuk menemukan surat yang disimpan, dapat pula menggunakan buku arsip. Cara ini dapat digunakan ketika seseorang yang membutuhkan surat hanya menunjukkan judul permasalahan dari surat yang dibutuhkan. Dalam sistem kronologis judul dan permasalahan dicatat dalam buku arsip atau kartu indeks. Atas dasar informasi dalam buku arsip tersebut maka tanggal surat diketahui, sehingga tempat penyimpanan diketahui pula.