Makalah Pengurusan dan Pengendalian
Surat dengan Sistem Kronologis dan Penyimpanan dengan Sistem Kronologis
D3 Kearsipan
Departemen Bahasa, Seni, dan
Manajemen Budaya
Sekolah Vokasi
Universitas Gadjah Mada
Tahun 2015/2016
Makalah Pengurusan dan Pengendalian
Surat dengan Sistem Kronologis dan Penyimpanan dengan Sistem Kronologis
Kelompok 1
1.
Dayana
Yunitasari (15/380454/SV/08261)
2.
Devy
Fitriyana (15/380455/SV/08262)
3.
Marisha
Putri A (15/380465/SV/08272)
4.
Meilia
Prihayati (15/380466/SV/08273)
5.
Restu
Charunia R (15/380469/SV/08276)
6.
Arif
Prasetyo (15/384488/SV/08845)
7.
Desi
Eka Fadjati W (15/384490/SV/08847)
8.
Eristi
Dwi Al M (15/384493/SV08850)
Kearsipan A
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi adalah salah satu hal
terpenting untuk memenuhi kebutuhan aktifitas kita sehari-hari. Baik itu dalam
organisasi, perusahaan, lembaga pemerintahan dan lainnya, informasi adalah
sesuatu yang bersifat vital. Karena dengan informasi kita bisa melakukan
berbagai kegiatan dengan mudah, benar, dan tepat. Bentuk dari informasi
sangatlah beragam, mulai dari informasi berupa suara, video dan suara, gambar,
tulisan, dan lainnya. Fokus bahasan pada makalah ini adalah bagaimana mengelola
informasi dalam bentuk tulisan.
Informasi dalam bentuk tulisan yang
dimaksud dan menjadi fokus pada makalah ini adalah surat. Surat adalah alat
komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari
seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/ instansi dengan mengikuti
aturan dan bentuk tertentu. Sesuai dengan mata kuliah yang kita pelajari yaitu
Pengurusan Surat, pengertian pengurusan surat adalah bagaimana cara mengelola
informasi tertulis dalam bentuk surat untuk memenuhi kebutuhan, mempermudah,
serta memperlancar kegiatan organisasi tersebut. Pengelolaan surat tersebut
bisa dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan kebutuhan organisasi yang
bersangkutan.
Kadang di berbagai oraganisasi maupun
kantor sering ditemui permasalahan tidak teraturnya pengelolaan surat di
dalamnya, sehingga sering terjadi kekacauan informasi di dalamnya. Hal ini bisa
disebabkan oleh beberapa hal, bisa karena sistem pengurusan surat di dalamnya
masih belum tertata, bisa karena keterbatasan fasilitas untuk mengelola
suratnya, bisa juga karena sumber daya manusia yang kurang kompeten dalam
mengelola surat tersebut.
Oleh sebab itu, untuk tercipta tata
kelola informasi berupa surat yang baik, harus diperhatikan bahwa setiap
organisasi atau kantor harus menerapkan sistem yang efektif dan efisien untuk
pengurusan surat, menyediakan fasilitas untuk mengelola surat, dan juga
memberikan pelatihan yang tepat kepada sumber daya manusia di dalamnya untuk
mengelola surat agar diperoleh informasi yang cepat dan tepat.
B. Tujuan
1. Terciptanya tata kelola surat yang efektif dan
efisien
2. Meningkatkan mutu dan kualitas ketersediaan
informasi berupa surat
3. Mempermudah penemuan kembali surat
C. Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara mengelola surat dengan sistem
kronologis
2. Bagaimana penemuan kebali surat menggunakan sistem
kronologis
3. Apa kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem
kronologis
4. Bagaimana cara pencatatan surat menggunakan buku
agenda tunggal
5. Apa kelebihan dan kekurangan penggunaan buku agenda
tunggal
6. Bagaimana cara pencatatan surat menggunakan kartu
kendali
7.
Apa kelebihan dan kekurangan kartu kendali
D. Kerangka Dasar Teori
1. Pengertian
Surat Menurut Ahli :
·
O.
Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat
Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa : ”Surat merupakan komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”. (O. Setiawan Djuharie, Suharie,
Teddy Sutandi Komaruddin, Surat Menyurat Serbaguna, Djambatan, Bandung, 2001.)
·
Dra.
Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran” mengatakan bahwa:
Surat
adalah alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan berita”. (Dra. Sedarmayanti M. Pd, Dasar-Dasar
Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, CV. Mandar Maju,
Bandung, 2001, Hal 162. )
2.
Pengurusan surat adalah sebuah rangkaian kegiatan
pengiriman dan penerimaan surat masuk dan surat keluar serta penyalurannya ke
unit-unit kerja di dalam lingkungan organisasi.
3. Pengertian
Sistem Kronologi Menurut Para Ahli :
·
Menurut
The Liang Gie :
Penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera
disetiap warkat.
·
Menurut
Anhar :
System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau
dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat
tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan
surat
4.
Pengertian
Sistem
Yang
dimaksud dengan sistem yaitu suatu jaringan prosedur yang di buat menurut pola
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok kantor.
Adapun pengertian sistem menurut para ahli sebagai
berikut :
a. Sistem
adalah suatu entity ( kesatuan ) yang terdiri dari bagian- bagian yang
bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu mascovo (
Kadek Dian Wijayanthy, Baridwan, 1993: 2 )
b. Sistem adalah suatu
kerangka dari prosedur – prosedur yang berhubungan yang di susun suatu kegiatan
fungsi utama dari organisasisuatu kantor neuschel ( Kadek Dian Wijayanthy, Baridwan
1993: 2 )
Walaupun
definisi tentang sistem berbeda – beda antara penulis yang satu dengan penulis
yang lainnya, namun pada intinya mereka mengatakan bahwa sistem tersebut
berkaitan dengan prosedur kegitan suatu organisasi kantor.
Comments
Post a Comment